Восстановление бухгалтерского учёта: с чего начать

Когда учёт действительно нужно восстанавливать

Признаки простые. Отчётность за прошлые периоды не сдана или сдана с ошибками. Остатки в базе не сходятся с банком. Первичных документов нет или они лежат россыпью. Пришло требование от инспекции, и ответить на него нечем. Наконец, самая частая ситуация: бухгалтер ушёл, а база осталась в состоянии, в котором работать дальше нельзя.

Восстановление отличается от обычного ведения тем, что здесь сначала выясняют факты, а потом отражают их в учёте. При обычном ведении документ приходит по ходу дела, при восстановлении его приходится искать.

Откуда берут данные, если базы нет

Основной источник это банковская выписка за весь период. Она показывает движение денег и контрагентов, и от неё дальше разматывается всё остальное. Второй источник это документы самих контрагентов: акты сверки, накладные и счета-фактуры, которые можно запросить.

Третий источник это налоговая. Акт сверки с инспекцией показывает, что и когда было начислено и уплачено, а сведения о сданной отчётности дают опорные точки: если декларация за период принята, восстанавливать его надо так, чтобы данные с ней сходились, либо готовить уточнённую.

Четвёртый источник это касса и эквайринг, если торговля шла через них: отчёты фискального накопителя и реестры банка восстанавливают выручку помесячно.

В каком порядке идёт работа

Сначала определяют глубину: за какие периоды восстанавливают и почему именно за эти. Обычно берут те, что ещё могут быть проверены, и те, по которым не сдана отчётность.

Затем собирают источники и сверяют их между собой. На этом шаге обычно и обнаруживается настоящий объём работы: пока выписка не сопоставлена с документами, оценка остаётся приблизительной.

Дальше восстанавливают регистры по периодам, от раннего к позднему, потому что остатки одного периода это входные данные следующего. В конце готовят отчётность: уточнённые декларации там, где данные разошлись со сданными, и первичные там, где не сдавалось ничего.

Что делать с несданной отчётностью

Несданная отчётность не рассасывается сама: за неё начисляют штрафы, а при длительной просрочке инспекция вправе приостановить операции по счетам. Поэтому в восстановлении важен порядок: сначала закрывают то, что грозит остановкой работы, потом остальное.

Если ошибка привела к занижению налога, уточнённую декларацию подают вместе с доплатой налога и пеней. Порядок и последствия зависят от того, обнаружила ли инспекция нарушение раньше вас, поэтому такие случаи разбирают индивидуально, а не по общему правилу.

Восстановление у ИП и у организации: в чём разница

У предпринимателя объём обычно меньше, но есть своя ловушка: личный и предпринимательский счёт часто перемешаны, и разделить поступления по назначению приходится вручную. Плюс страховые взносы за себя, на которые уменьшается налог: если они платились не в тех периодах, уменьшение придётся пересчитывать.

У организации добавляются участки, которых у предпринимателя нет: касса и подотчёт, расчёты с учредителями, основные средства с амортизацией, а при сотрудниках вся кадровая часть. Поэтому один и тот же период у организации восстанавливается дольше, и глубину здесь важнее согласовать заранее.

Общее у обоих случаев одно: восстановление начинают не с того периода, который больше волнует, а с самого раннего из тех, что берут в работу. Иначе входные остатки окажутся неверными, и работу придётся переделывать.

Сколько это занимает и от чего зависит цена

Срок и стоимость определяются не длиной периода, а числом документов и состоянием источников. Год работы небольшого ИП с одним счётом и десятком операций в месяц восстанавливается быстро. Тот же год у организации с сотрудниками, кассой и НДС это совсем другой объём.

Поэтому смету дают после осмотра, а не по телефону. Мы смотрим, что есть по факту, и называем сумму до начала работ.