Какие кадровые документы обязаны быть у работодателя

Что обязано быть у любого работодателя

Перечень не зависит от размера компании: если есть хотя бы один сотрудник, документы обязаны быть. Разница только в том, что у микропредприятий часть локальных актов можно не принимать, если их условия перенесены прямо в трудовой договор по типовой форме.

Базовый набор такой: трудовые договоры со всеми работниками и дополнительные соглашения к ним, приказы по личному составу о приёме, переводе и увольнении, штатное расписание, график отпусков, правила внутреннего трудового распорядка, документы по обработке и защите персональных данных, табель учёта рабочего времени, документы по оплате труда и сведения о трудовой деятельности работников.

Отдельно стоят документы по охране труда и инструктажи. Их часто считают формальностью небольших офисов, но проверяют их наравне с остальным.

Трудовой договор: где чаще всего ошибаются

Договор должен быть письменным и подписанным до фактического начала работы. Устная договорённость с последующим оформлением «когда дойдут руки», и это отдельное нарушение, и оно из самых дорогих.

В договоре обязательно указываются место работы, трудовая функция, дата начала работы, условия оплаты труда, режим рабочего времени и отдыха, условия труда на рабочем месте. Отсутствие любого из обязательных условий считается нарушением, даже если стороны друг друга полностью устраивают.

Частая ошибка: подменять трудовой договор договором гражданско-правового характера, чтобы не платить взносы и отпускные. Если фактические отношения трудовые (человек ходит по графику, подчиняется распорядку, выполняет функцию, а не разовый результат), договор переквалифицируют, а доначисления пойдут за весь период.

Второй экземпляр договора выдаётся работнику под подпись. Отметка о получении на экземпляре работодателя должна быть, без неё доказать выдачу нечем.

Кто и как проверяет

Трудовая инспекция. Плановые проверки бывают редко, а вот внеплановая приходит по жалобе работника, и это самый частый сценарий. Уволенный сотрудник, недовольный расчётом, пишет обращение, и проверяют не только его случай, а весь кадровый блок.

Налоговая служба. Её интересуют не сами кадровые документы, а расчёты: НДФЛ, страховые взносы и отчётность по сотрудникам. Но основанием для расчёта служат именно приказы, договоры и табель, поэтому расхождения всплывают быстро.

Военный комиссариат. Проверяет ведение воинского учёта, и по этому участку требования в последние годы заметно ужесточились. Он же запрашивает сведения о работниках, подлежащих учёту.

Прокуратура: по обращениям, обычно вместе с трудовой инспекцией.

Воинский учёт: кого касается

Вести воинский учёт обязаны все организации, независимо от формы собственности и числа сотрудников, если среди работников есть военнообязанные и подлежащие призыву. Освобождения по размеру компании нет.

Что нужно: приказ о назначении ответственного, план работы, картотека личных карточек, сверка сведений с военкоматом, подача сведений о приёме и увольнении таких работников в установленный срок.

Индивидуальных предпринимателей эта обязанность не касается: воинский учёт ведут организации.

Штрафы по этому участку выросли и назначаются за каждое нарушение отдельно, поэтому накопленная сумма по нескольким сотрудникам оказывается заметной. Это тот случай, когда дешевле поставить учёт, чем один раз объясниться.

Что бывает за отсутствие документов

Нарушения трудового законодательства наказываются административным штрафом, причём отдельно на организацию и отдельно на должностное лицо. Повторное нарушение обходится дороже, а руководителю грозит дисквалификация.

Отдельный, более крупный штраф предусмотрен за уклонение от оформления трудового договора или за подмену его гражданско-правовым.

Важная деталь, которую упускают: нарушения считаются по каждому работнику. Одна и та же ошибка в договорах у десяти сотрудников это не один штраф, а десять.

Конкретные суммы меняются, поэтому здесь мы их не приводим: ориентироваться на цифру из статьи двухлетней давности хуже, чем уточнить актуальную. Скажем по вашей ситуации.

Если документов нет или они в беспорядке

Порядок восстановления такой. Сначала инвентаризация: составить список сотрудников и свериться, по кому что есть: договор, приказ, согласие на обработку данных, запись о трудовой деятельности.

Затем восстановить основу: трудовые договоры и приказы по личному составу. Оформлять задним числом нельзя, но привести отношения в порядок на текущую дату можно и нужно.

После этого принять локальные акты: правила внутреннего трудового распорядка, документы по персональным данным, положение об оплате труда, если оно требуется. Ознакомить работников под подпись, без подписей акты не работают.

В конце график отпусков, табель и воинский учёт, если он нужен.

Работа занимает от нескольких дней до пары недель в зависимости от числа сотрудников и того, что сохранилось. Мы делаем её и разово, и с последующим ведением: объём оценим и стоимость назовём до начала.

Что можно передать на аутсорсинг

Кадровый учёт передаётся целиком так же, как бухгалтерия: оформление приёмов и увольнений, ведение приказов и табеля, графики отпусков, подготовка справок работникам, воинский учёт и отчётность по сотрудникам.

На стороне компании остаётся только решение: кого принять, кого перевести, кому какой оклад. Всё остальное оформляется без вашего участия.

Чаще всего кадры берут вместе с расчётом заработной платы: это один и тот же поток документов, и разделять его между двумя исполнителями значит удваивать сверки.