НДС у индивидуального предпринимателя

Когда предприниматель обязан платить НДС

Первый и самый очевидный случай: общая система налогообложения. Если предприниматель не переходил на упрощёнку или патент, он плательщик НДС по умолчанию, со всеми обязанностями с первого дня работы.

Второй случай появился недавно и застаёт врасплох чаще всего: предприниматель на упрощённой системе, чей доход превысил установленный порог. Раньше упрощёнка освобождала от НДС полностью, теперь при превышении обязанность возникает, а сама упрощёнка при этом сохраняется.

Третий случай: импорт товаров. Здесь НДС платят все, включая тех, кто на патенте и на упрощёнке, и никакое освобождение не действует.

Четвёртый: обязанности налогового агента. Они возникают, например, при аренде государственного или муниципального имущества, и тоже не зависят от вашего режима.

Пятый случай предприниматели создают себе сами: выставили контрагенту счёт-фактуру с выделенным НДС, хотя плательщиком не были. Выделенную сумму придётся заплатить в бюджет и отчитаться по ней, даже если это была ошибка менеджера.

Что меняется в работе с появлением НДС

Меняется не одна строка в декларации, а весь документооборот. Появляется обязанность выставлять счета-фактуры покупателям и следить за документами поставщиков. Входящий НДС по покупкам можно принять к вычету при общей ставке и соблюдении условий; при специальных ставках 5% и 7% входящий НДС к вычету не принимается.

Появляется книга продаж. Книга покупок нужна, когда есть операции с правом на вычет. Данные этих регистров попадают в декларацию и сверяются налоговой с контрагентами.

Появляется ежеквартальная декларация, которую можно сдать только электронно. Значит нужны квалифицированная подпись и договор с оператором электронного документооборота, а их оформление занимает время, которого в последнюю неделю квартала обычно нет.

Меняется и цена для покупателя. Если раньше вы работали без НДС и ваши клиенты работают на общей системе, то теперь они смогут заявлять вычет по вашим документам, и это делает вас удобнее. Если ваши клиенты физические лица или упрощенцы, для них НДС в цене просто удорожание.

Порог дохода и размеры ставок

Освобождение от НДС на упрощённой системе действует, пока доход не превысил порог. По разъяснению налоговой службы он составляет 20 миллионов рублей за 2025-2028 годы, 15 миллионов за 2029 год и 10 миллионов за 2030 год и далее.

Если порог пройден, предприниматель выбирает между обычной ставкой с правом на вычет и пониженной без такого права. Пониженная ставка 5 процентов применяется при доходе за предыдущий год от 20 до 250 миллионов рублей, ставка 7 процентов при доходе от 250 до 450 миллионов. Пороги индексируются коэффициентом-дефлятором, поэтому в конкретном году суммы отличаются от базовых.

Общее правило применения специальных ставок — двенадцать последовательных кварталов. Но те, кто впервые перешёл на ставки 5% или 7% с 2026 года, вправе в течение первых четырёх кварталов отказаться от них и перейти на общую ставку с вычетами. Отдельно уведомлять инспекцию о выборе ставки не нужно: она видит её из поданной декларации.

Цифры приведены по разъяснениям Федеральной налоговой службы и сверены на 31 августа 2026 года. Перед решением проверьте их на дату вашей операции: пороги пересматривают.

Выбор ставки: обычная или пониженная

Предприниматель на упрощёнке, у которого возникла обязанность по НДС, выбирает между обычной ставкой с правом на вычеты и пониженной без такого права.

Это не вопрос «что дешевле по проценту». Считать нужно по вашей структуре расходов: если вы много закупаете у поставщиков с НДС, обычная ставка с вычетами часто выгоднее, несмотря на больший процент. Если основные расходы приходятся на зарплату, аренду у упрощенца или закупка у тех, кто НДС не выделяет, вычитать будет почти нечего, и пониженная ставка окажется выгоднее.

Выбор делается не навсегда, но и не произвольно: сменить решение посреди периода не получится, а последствия ощущаются весь год. Поэтому считать лучше до перехода, на своих цифрах за прошлые кварталы.

Как не пропустить момент перехода

Обязанность возникает не с начала года и не по уведомлению из инспекции, а по факту превышения дохода. Заметить это должен сам предприниматель, и чаще всего проблема именно в этом: доход растёт постепенно, порог проходится в середине квартала, а обнаруживается всё через несколько месяцев.

Практический способ один: считать нарастающий доход с начала года ежемесячно, а не раз в квартал. Если приближаетесь к порогу, заранее оформить подпись, договор с оператором и предупредить покупателей, что с определённой даты документы пойдут с НДС.

Отдельно проверьте договоры. Если в них написано «цена без НДС» или про налог не сказано ничего, а обязанность возникла, то платить придётся из своей выручки, а не сверх неё. Это самая дорогая ошибка в этой теме.

Что делать, если момент уже пропущен

Порядок такой. Сначала определить точную дату, с которой возникла обязанность, и посчитать НДС по всем отгрузкам с этой даты. Затем восстановить книги покупок и продаж за пропущенные кварталы и собрать счета-фактуры от поставщиков, чтобы заявить вычеты, если право на них есть.

После этого сдаются декларации за все пропущенные кварталы и доплачивается налог с пенями. Уплату лучше сделать до подачи деклараций: тогда есть шанс избежать штрафа за неуплату.

Параллельно придётся объясняться с покупателями: им нужны исправленные документы, а некоторые из них уже закрыли свои периоды. Чем раньше этим заняться, тем меньше таких разговоров.

Работа объёмная, но конечная. Мы такие ситуации разбираем регулярно: оцениваем период, восстанавливаем учёт и сдаём отчётность, а стоимость называем после того, как посмотрим, что есть по документам.

Освобождение от НДС

Плательщик НДС на общей системе с небольшой выручкой может получить освобождение от обязанностей плательщика. Это не автоматическое право: нужно подать уведомление и приложить подтверждающие документы, а затем ежегодно подтверждать, что условия соблюдаются.

Освобождение не распространяется на импорт и на обязанности налогового агента. И оно не отменяет обязанность выставлять счета-фактуры, хотя налог в них не выделяется.

Если условия нарушены хотя бы в одном месяце, право теряется, и налог придётся заплатить за весь период начиная с этого месяца. Поэтому решение об освобождении стоит принимать, посчитав перспективу выручки, а не только факт прошлого квартала.

Частые ошибки предпринимателей

Считать, что патент освобождает от НДС полностью. Не освобождает при импорте и при обязанностях налогового агента.

Выставить счёт-фактуру с НДС «чтобы клиенту было удобно», не будучи плательщиком. Налог придётся заплатить, а вычет по своим покупкам при этом не полагается.

Заявить вычет по документу с ошибкой в реквизитах. Такой вычет снимают при первой же сверке, а расхождение придётся объяснять.

Не проверять контрагентов перед вычетом. Если поставщик не отразил реализацию у себя, требование о пояснениях придёт вам, а не ему.

Собирать книги покупок и продаж в последнюю неделю квартала. Расхождения в этот момент уже не исправить, остаётся только сдавать как есть и ждать требования.