Как сменить бухгалтера

Когда менять бухгалтера

Повод обычно не один. Отчётность сдаётся в последний день, сумма налога называется постфактум, на вопросы о состоянии учёта нет внятного ответа, документы теряются. Отдельная ситуация — бухгалтер уходит сам, и уходит вместе с ним понимание того, как всё устроено.

Ждать конца года не нужно. Принять дела можно с любого месяца, и это обычная практика. Важнее не дата, а то, закрыт ли период, за который уже сдана отчётность.

Что забрать у прежнего бухгалтера

Учётную базу целиком, а не выгрузку отдельных отчётов. Первичные документы за периоды, которые ещё могут быть проверены. Сданную отчётность с подтверждениями отправки. Доступы к личным кабинетам и электронной подписи, если она оформлялась на компанию.

Отдельно стоит запросить сверку с налоговой. Она показывает реальное состояние расчётов, и расхождение с тем, что говорит уходящий бухгалтер, обнаруживается именно здесь.

Что проверить до начала работы

Совпадают ли остатки в базе с банковской выпиской и сверкой. Сдана ли отчётность за все периоды и принята ли она. Нет ли неисполненных требований и приостановлений по счёту. Оформлены ли кадровые документы, если есть сотрудники.

Этот шаг пропускают чаще всего, и он же дороже всего обходится: чужие ошибки после передачи становятся вашими, а обнаруживаются через полгода вместе с требованием.

Что делать, если базу не отдают

Ситуация встречается регулярно. Учёт восстанавливается по банковским выпискам, документам контрагентов и ранее сданной отчётности. Это дороже обычной приёмки, но выполнимо, и начинать лучше сразу, а не после того, как переговоры окончательно зайдут в тупик.

Параллельно имеет смысл запросить у налоговой сведения о сданной отчётности и провести сверку: это даёт опорные точки, от которых восстанавливается остальное.

Что происходит с отчётностью в момент перехода

Самый уязвимый момент это период, который начался при прежнем бухгалтере, а заканчивается уже при новом. Договориться, кто его сдаёт, нужно письменно и до срока, а не за неделю до него. Практика простая: закрытые периоды остаются на том, кто их вёл, текущий берёт новый исполнитель, и в договоре это фиксируется явно.

Отдельно проверяется, приняты ли уже сданные отчёты. Отправленный отчёт и принятый отчёт это разные события: декларация могла уйти и не пройти форматный контроль, а уведомление об отказе осталось в кабинете, куда никто не заходил. Мы смотрим квитанции по каждому отчёту за открытые периоды, а не верим списку отправок.

Доступы: подпись, кабинет, доверенность

Электронная подпись обычно оформлена на руководителя, а бухгалтер работает по доверенности. При смене доверенность на прежнего исполнителя нужно отозвать, а на нового оформить и зарегистрировать у оператора: без этого отчётность просто не уйдёт, и обнаружится это в день срока.

Так же передаются доступы к личному кабинету налоговой, к банку в части выписок и к учётной программе. Список доступов лучше составить письменно и пройти по нему один раз вместе, чем вспоминать по одному в течение полугода.

Чек-лист приёмки

Учётная база и первичные документы за открытые периоды. Сданная отчётность с квитанциями о приёме. Акт сверки с налоговой. Кадровые документы, если есть сотрудники. Доступы к кабинетам и подписи. Остатки по счетам и кассе на дату передачи.

По каждому пункту фиксируется, получено или нет. Пустая строка в этом списке не мелочь: именно она через полгода превращается в требование от инспекции, на которое нечем ответить.

Сколько занимает передача

Приёмка дел у аккуратного предшественника занимает дни. Если учёт запущен или базы нет, речь идёт о неделях, и срок зависит от объёма документов и числа закрытых периодов. Точный срок называется после того, как видно состояние учёта, а не до.