Бухгалтерский учёт в клининговой компании

Почему обычная схема учёта в клининге не работает

Стандартный учёт в торговле или производстве построен вокруг движения товара: приход, склад, себестоимость, отгрузка. В клининге этой оси нет вовсе.

Основная статья расходов здесь фонд оплаты труда, и она же самая подвижная: люди приходят и уходят, объекты меняются, графики перестраиваются. Вторая по величине статья это расходные материалы, но они не продаются, а списываются на объекты.

Отсюда простое следствие. Если вести клининг как обычную компанию, в отчётности всё сойдётся, а управленческого смысла в цифрах не будет: собственник увидит общую прибыль и не увидит, что половину её съедает один убыточный договор.

Кадры при текучке: где теряются деньги

Каждый приём сотрудника это не только трудовой договор, но и сведения, которые подаются в установленный срок. Пропущенный приём обычно всплывает не сразу, а когда приходит требование, и к этому моменту срок уже нарушен.

Работодатель обязан вести учёт времени, фактически отработанного каждым работником. Это статья 91 Трудового кодекса, и в клининге она означает табель по сменам, а не по условной пятидневке.

При частой смене сотрудников полезно сверять кадровые документы и табель в течение месяца, а не только перед отчётной датой. Периодичность проверки зависит от числа сотрудников и порядка работы на объектах.

Ночь, выходные и праздники

Уборка торговых центров и офисов чаще всего идёт после закрытия, то есть ночью, а в торговле ещё и в выходные.

Работа в ночное время оплачивается в повышенном размере, это статья 154 Трудового кодекса. Работа в выходной и нерабочий праздничный день оплачивается по правилам статьи 153.

Именно на этих доплатах чаще всего расходятся расчётный листок и то, что человек получил на руки. Причина обычно не в злом умысле, а в том, что график ведёт бригадир в своей таблице, а зарплату считают по другому документу.

Самозанятые: как привлекать и не получить доначисление

Закон не запрещает клининговой компании работать с самозанятыми. Вопрос в том, что написано в договоре и как всё выглядит на практике.

Договор с самозанятым это договор на результат: убрать такой-то объект в такой-то срок. Если же человек подчиняется бригадиру, ходит по установленному графику, получает деньги дважды в месяц равными частями и пользуется инвентарём компании, отношения имеют все признаки трудовых и могут быть признаны таковыми по статье 19.1 Трудового кодекса.

Есть и прямое ограничение: самозанятый не вправе применять свой режим по доходам от бывшего работодателя, пока не пройдёт два года после увольнения. Перевести штатных уборщиков в самозанятые и продолжить работать по-старому не получится.

Чек из приложения обязателен по каждой выплате, иначе расход не принимается.

Затраты по объектам: главный управленческий инструмент

Пока зарплата, химия и инвентарь висят общей суммой, рентабельность отдельного договора неизвестна.

Разнесение делается просто: у каждого объекта свой код, на него относятся часы сотрудников по табелю и списываются материалы. Сравнение фактических часов и материалов с выручкой по каждому договору показывает, какие объекты требуют пересмотра условий.

Если объём работ по старому договору вырос, а цена не менялась, его рентабельность стоит проверить отдельно. Общая прибыль компании может скрывать убыток по отдельному объекту.

Документы заказчику и НДС в 2026 году

Управляющие компании и торговые центры принимают работу по актам и требуют полный комплект закрывающих документов. Часть заказчиков дополнительно хочет НДС, чтобы принять его к вычету.

Компания на УСН не всегда освобождена от НДС. В 2026 году освобождение действует при доходах за 2025 год не более 20 млн рублей, пока доходы с начала 2026 года не превысят 20 млн рублей. После превышения обязанность исчислять НДС возникает с первого числа следующего месяца. Если порог был превышен в 2025 году, НДС исчисляют с начала 2026 года. Условие о НДС и комплект документов согласуют до подписания договора с заказчиком.

Отдельно стоит держать в порядке документы по средствам индивидуальной защиты: они выдаются работникам за счёт работодателя по статье 214 Трудового кодекса, и их учёт проверяют при контроле охраны труда.