Как рекламному агентству вести бухгалтерию

Брутто или нетто: с чего начинается всё остальное

Агентство может работать по двум принципиально разным схемам, и от выбора зависит вся дальнейшая картина учёта.

В агентской схеме агентство действует за счёт клиента: принимает бюджет, размещает рекламу и отчитывается о потраченном. Доходом признаётся только вознаграждение. Основание прямое: имущество, поступившее агенту в связи с исполнением поручения, доходом не считается, кроме самого вознаграждения. Это подпункт 9 пункта 1 статьи 251 Налогового кодекса.

Агент вправе заключать сделки от своего имени, но за счёт принципала: само по себе имя в договоре с площадкой не превращает транзитный бюджет в доход агента. Важно, кто несёт расходы и риски размещения и что агентство реально обязалось сделать для клиента.

Иная ситуация: агентство продаёт собственную услугу, самостоятельно закупает размещение за свой счёт и отвечает перед клиентом за результат. Тогда вся оплата услуги учитывается в доходах; возможность учесть закупку в расходах зависит от налогового режима и документов.

Не путайте два порога 2026 года. При доходе свыше 20 млн рублей у плательщика УСН может возникнуть обязанность исчислять НДС, но само это превышение не лишает права на УСН: предельный доход для режима составляет 490,5 млн рублей. Для агента при проверке порога НДС учитывают его вознаграждение, а не деньги принципала. Проверяйте условия договора и актуальные лимиты до расчёта.

Отчёт агента: документ, про который забывают

В агентской схеме одного договора мало. Агент обязан представлять принципалу отчёт о выполненном поручении, и именно отчёт агента показывает, какая часть денег ушла площадкам, а какая осталась вознаграждением.

Когда отчётов нет, а есть только акт на общую сумму, сложнее подтвердить, какие средства потрачены в интересах принципала и какая часть является вознаграждением. Это повышает риск спора о квалификации поступлений.

Отчёт агента составляется в сроки, оговорённые договором, и подкрепляется первичными документами площадок. Это рутинная бумага, которую проще выпускать ежемесячно вместе с актом, чем восстанавливать за год перед проверкой.

Маркировка рекламы и бухгалтерия должны сходиться

С сентября 2022 года интернет-реклама маркируется, а сведения о ней передаются оператору рекламных данных. Обязанность установлена статьёй 18.1 Федерального закона № 38-ФЗ «О рекламе».

Для бухгалтерии это означает вот что: в систему маркировки уходят данные о договорах, сторонах и суммах, и эти же договоры и суммы проходят по учёту. Расхождение видно сразу, причём не только у агентства, но и у его клиента, который сдаёт свою часть сведений.

Практический вывод простой. Реестр договоров для маркировки и реестр договоров в учёте должны вести из одного источника. Когда менеджер заводит договор в одном месте, а бухгалтер в другом, расхождения появляются в первый же месяц и накапливаются.

Подрядчики: дизайнеры, копирайтеры, монтажёры

Творческую часть работы агентства почти всегда делают сторонние исполнители, чаще всего самозанятые.

Расход по услугам самозанятого принимается только при наличии чека, сформированного в приложении. Это статья 15 Федерального закона № 422-ФЗ. Акт и платёжка чек не заменяют: без него сумма из расходов выпадает.

Второй риск в постоянстве. Если исполнитель работает только на агентство, приходит к определённому времени и получает регулярные равные выплаты, отношения могут признать трудовыми по статье 19.1 Трудового кодекса. Тогда агентству доначислят взносы и НДФЛ за весь период.

Отдельно стоит помнить, что самозанятый не вправе применять свой режим по доходам от бывшего работодателя, пока не пройдёт два года после увольнения.

Расчёты с площадками и закрывающие документы

Деньги уходят в рекламные кабинеты, а документы от площадок приходят позже и не всегда за тот же период. Расход при этом принимается только тогда, когда он обоснован и подтверждён документами, как требует статья 252 Налогового кодекса.

Чтобы бюджет клиента и расход агентства сходились, сверку ведут по каждому кабинету отдельно, а не одной суммой в конце квартала. Тогда недостающий акт заметен в том месяце, когда он не пришёл, и его успевают запросить.

Отдельная строка это возвраты и неизрасходованные остатки на кабинетах. Они принадлежат клиенту и должны быть видны в учёте как обязательство, а не осесть в выручке агентства.