Как сдать отчёт НДС и декларацию в электронном виде

Кто обязан сдавать декларацию по НДС

Отчитаться по НДС обязаны все организации и предприниматели на общей системе налогообложения. Кроме них декларацию сдают налоговые агенты по НДС, импортёры и те, кто выставил счёт-фактуру с выделенным налогом, даже если сам плательщиком не является.

Отдельная категория, которая появилась недавно: упрощенцы, чей доход превысил установленный порог. Раньше упрощённая система от НДС освобождала полностью, теперь при превышении порога обязанность возникает. Именно эта группа чаще всего узнаёт о декларации в последний момент: учёт вёлся как на упрощёнке, счетов-фактур не было, книг покупок и продаж тоже.

Если вы не уверены, попали ли под обязанность, это проверяется по вашим показателям за год за один разговор, а не по общей статье в интернете.

Почему декларацию нельзя сдать на бумаге

Декларация по НДС подаётся только в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи. Это не рекомендация и не вопрос удобства: бумажная декларация считается непредставленной вообще. То есть вы её отнесли, вам её приняли, а по документам налоговой отчёт не сдан, и срок продолжает течь со всеми последствиями.

Причина в том, как устроен контроль. Налоговая автоматически сверяет вашу декларацию с декларациями ваших контрагентов: каждый вычет, который вы заявили, должен найти пару в книге продаж поставщика. Бумажный документ в эту сверку не встраивается.

Узкое исключение есть для отдельных налоговых агентов, которые сами плательщиками НДС не являются. Всех остальных оно не касается, и рассчитывать на него не стоит.

Что нужно получить заранее

Отправка декларации требует трёх вещей, и ни одна из них не делается в день сдачи.

Первое. Квалифицированная электронная подпись на руководителя или предпринимателя. Оформляется в удостоверяющем центре налоговой службы или у её доверенных лиц, требует личного визита и занимает от нескольких часов до нескольких дней.

Второе. Договор с оператором электронного документооборота и настроенное рабочее место. Настройка тоже занимает время, особенно если подпись нужно установить на компьютер.

Третье. Сама книга покупок и книга продаж за квартал. Их нельзя собрать в последний вечер: данные подтягиваются из первичных документов, а расхождения с контрагентами лучше находить до подачи, а не после требования из инспекции.

Если ничего из этого нет, а срок близко, отправить декларацию может бухгалтерская компания по доверенности, и это законный самый быстрый путь.

До какого числа сдавать

Срок: не позднее 25-го числа месяца, следующего за истёкшим кварталом. То есть четыре раза в год: за первый квартал до 25 апреля, за второй до 25 июля, за третий до 25 октября, за четвёртый до 25 января следующего года.

Если 25-е выпадает на выходной или нерабочий праздничный день, срок переносится на ближайший рабочий день. Это правило работает автоматически, специально ничего делать не нужно.

Уплата налога устроена иначе и с подачей декларации не совпадает: сумму платят равными долями не позднее 28-го числа каждого из трёх месяцев, следующих за кварталом. Заплатить всё сразу можно, дробить не обязательно.

Порядок отправки по шагам

Сформировать книгу покупок и книгу продаж за квартал и проверить их на расхождения с контрагентами.

Заполнить декларацию по действующей форме и выгрузить файл в формате, который принимает оператор.

Подписать файл квалифицированной подписью и отправить через оператора электронного документооборота.

Получить подтверждение даты отправки от оператора. Именно эта дата считается датой представления декларации, а не день, когда её обработала инспекция.

Дождаться квитанции о приёме от налоговой. Пока квитанции нет, отчёт не считается принятым.

Три способа отправить декларацию по НДС

Первый способ: через оператора электронного документооборота. Это основной путь для тех, кто сдаёт НДС регулярно. Оператор передаёт декларацию по НДС в инспекцию и возвращает подтверждение отправки, а квитанция о приёме приходит отдельно.

Второй способ: через личный кабинет налогоплательщика на сайте налоговой. Подходит тем, у кого декларация по НДС разовая, но требует действующей электронной подписи и настроенного рабочего места.

Третий способ: через представителя по доверенности. Так работает бухгалтерская компания: декларация по НДС уходит с её электронной подписью, а доверенность заранее зарегистрирована у оператора. Для компании это означает, что за срок отвечает исполнитель, а не сотрудник, который может заболеть в последний день.

Чего среди способов нет: бумаги. Декларация по НДС, сданная на бумажном носителе, считается непредставленной, и электронный вид здесь не предпочтение, а единственный допустимый формат.

Как понять, что декларацию приняли

После отправки приходят два разных документа, и их важно не путать. Подтверждение даты отправки формирует оператор, оно фиксирует, что вы уложились в срок. Квитанцию о приёме формирует налоговая, она означает, что отчёт принят к обработке.

Вместо квитанции может прийти уведомление об отказе в приёме. Частые причины: устаревший формат файла, ошибка в реквизитах, подпись не того лица или закончился срок действия доверенности. Отказ означает, что декларация не сдана, поэтому исправлять и отправлять заново нужно немедленно, а не когда дойдут руки.

Если деятельности не было

Отсутствие оборотов от отчётности не освобождает. Сдаётся нулевая декларация, в которой заполняются только титульный лист и раздел с суммой налога.

В отдельных случаях вместо нулевой декларации по НДС можно подать единую упрощённую декларацию, одну на несколько налогов. Условия для неё жёсткие: не должно быть никаких операций по счетам и в кассе и не должно быть объектов налогообложения. Достаточно одного платежа за обслуживание счёта, чтобы право на неё пропало.

Штраф за несданную нулевую декларацию всё равно назначается, хотя налога к уплате нет.

Что будет за просрочку

Штраф считается от суммы налога, не уплаченной в срок: 5% за каждый полный и неполный месяц опоздания. Есть верхняя и нижняя границы: не больше 30% от суммы и не меньше 1 000 рублей. Минимум применяется и к нулевой декларации, где считать процент не от чего.

Отдельно и болезненнее: если декларация не сдана в течение 20 рабочих дней после срока, инспекция вправе приостановить операции по счетам. Блокировка касается всех счетов сразу и снимается не мгновенно, поэтому бизнес встаёт не на день.

Штраф за просрочку подачи и пени за просрочку уплаты это разные вещи и начисляются независимо друг от друга.

Ошибка нашлась после сдачи

Если из-за ошибки сумма налога занижена, подать уточнённую декларацию обязательно. Если ошибка на сумму не повлияла или налог оказался завышен, это право, а не обязанность.

Штрафа не будет, если успеть до того, как инспекция сама обнаружит занижение или назначит выездную проверку, и при этом доплатить налог вместе с пенями до подачи уточнённой декларации. Порядок здесь важен: сначала доплата, потом уточнёнка.

Уточнённая декларация подаётся по той же форме, что действовала в периоде, за который вы отчитываетесь, с номером корректировки на титульном листе.

Если сдавать некому

Ситуация, в которой бухгалтер уволился в середине квартала, а до 25-го осталась неделя, встречается чаще, чем кажется. Порядок действий такой: сначала собрать первичные документы и выписки по счёту, затем восстановить книги покупок и продаж, и только потом заполнять декларацию.

Передать эту работу можно и за несколько дней до срока, но чем позже, тем выше вероятность, что расхождения с контрагентами придётся разбирать уже после подачи, отвечая на требования.

Мы принимаем такие задачи и разово, и с дальнейшим ведением учёта. Оценим объём и назовём стоимость до начала работы.